Риски передачи токена с ключами ЭЦП бухгалтеру и другим лицам
Передача ключа электронной подписи другому лицу — рискованная практика. Даже если идет речь про передачу токена с ключами ЭП доверенным лицам, например, бухгалтеру. Разберемся, почему так и как обезопасить себя.
Предприниматели, которые доверяют свои носители с ЭП посторонним, рискуют повторить печальный опыт пострадавших коллег. Судебная практика показывает, что подобные споры возникают с пугающей регулярностью.
Кратко в этой статье.
· Зачем нужна электронная подпись. Виды ЭЦП.
· Можно ли передавать ключ электронной подписи другому лицу.
· Ответственность за применение ключей чужой подписи.
· Риски передачи ключей ЭП другим лицам.
Зачем нужна электронная подпись
Электронная подпись — цифровой аналог живой подписи, криптографически защищенная метка, которая связывает документ с его автором. Она обеспечивает безопасность и юридическую значимость сделок.
Есть три вида электронной подписи (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
· Простая электронная подпись (ПЭП) имеет ограниченную юридическую силу и часто используется для авторизации на сайтах и в личных кабинетах.
· Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП/НЭП) применяется в документообороте с контрагентами, например, для заверения договоров и накладных, а также в кадровом документообороте для подписания заявлений на отпуск, трудовых договоров и пр.
· Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП/КЭП) используется для важных сделок и приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных условий и соглашений между сторонами такой сделки. Чтобы ее получить, нужно обратиться в аккредитованный Удостоверяющий центр.
Если у вас ещё нет УКЭП/КЭП для бизнеса, подробный разбор, где и как её получить, какие документы нужны и как передавать полномочия сотрудникам через машиночитаемую доверенность (МЧД), есть в статье Электронная подпись (УКЭП) для ИП: где получить. Также смотрите статью Электронная подпись физлица или УКЭП/КЭП ИП: в чём разница в 2026 году.
Можно ли передавать ключ электронной подписи другому лицу
В случае ПЭП. Простая электронная подпись может быть передана другому человеку путем сообщения ему логин/пароля. Это нельзя никак проконтролировать. Кроме того, ПЭП не приравнивается к живой подписи, поэтому в случае ее передачи другому лицу, ответственность придется нести только за действия, совершенные с аккаунта ее владельца.
В случае КЭП и НЭП. Передавать ключ сертификата ЭП другому лицу, например, бухгалтеру небезопасно. Хотя закон не содержит прямого запрета на передачу ЭП, это противоречит принципу идентификации подписанта. И все же в статье 10 ФЗ № 63 четко сказано, что обладатель подписи обязан обеспечивать ее конфиденциальность, а в случае утери или попадания к другому лицу следует обратиться в удостоверяющий центр для прекращения действия старой ЭЦП и выдачи новой.
Если бухгалтер использует чужую ЭП и подпишет договор с ошибкой, ответственность несет владелец ЭП. Особенно это опасно, если обнаруживается мошенничество, факт передачи поддельной отчетности, перевод денег компании на иные счета.
С целью обеспечения безопасности компании и каждого конкретного человека в ней, лучше если сотрудник будет иметь свою собственную электронную подпись с требуемыми для работы полномочиями (выданной МЧД, машиночитаемой доверенности).
МЧД оформляется руководителем. Руководитель создаёт доверенность, подписывает её своей КЭП и регистрирует в системе (например, в распределённом реестре ФНС).
МЧД без КЭП у бухгалтера тоже бесполезна. Если бухгалтер попытается подписать документ только своей КЭП (физического лица) без приложенной МЧД, система или получатель отклонит пакет.
Для разных задач могут потребоваться разные форматы МЧД. Например, для ФНС подойдёт формат 5.03 или 003, для СФР — специальный формат фонда, для Росстата и ЭДО с контрагентами — единый формат 003.
Какие предъявляются требования к электронной доверенности
Формат и структуру электронной доверенности регулирует приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. Как правило, МЧД создают в формате XML, но в отдельных случаях допускается PDF. Электронная подпись, применяемая для заверения документа, должна соответствовать стандарту XMLDSIG или иному формату, утвержденному приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
Где можно оформить МЧД
На официальном сайте ФНС доступен специализированный сервис для создания и выдачи МЧД. С его помощью можно создать любую доверенность для работы с площадками, которые поддерживают формат 003. Но на портале ФНС нет реестра и удобного выбора полномочий.
Кроме того, операторы электронного документооборота, подключенные к распределенному реестру ФНС, также предоставляют услуги по оформлению МЧД для сотрудников.
Ответственность за применение ключей чужой подписи
Подделка и незаконное использование ключей чужой подписи без согласия владельца может повлечь:
- Уголовную ответственность по ст. 327 УК РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков», в том числе в виде лишения свободы на срок до двух лет.
- Гражданскую ответственность за ущерб, причиненный третьим лицам в результате использования ЭП без согласия в виде возмещения убытков, связанных с неправомерными сделками.
- Административную ответственность согласно ч. 1 и 2 статьи 19.23 КоАП РФ. Штраф в размере от 30 000 до 100 000 рублей.
- Дисциплинарную ответственность для работников, использовавших чужую подпись в служебных целях. Наказание: применение дисциплинарных взысканий, увольнение.
Риски передачи ключей ЭП другим лицам
Главный риск — ответственность за действия третьих лиц. Все, что заверено вашей квалифицированной ЭП, — это ваша зона ответственности. Если в документе будет ошибка, она тоже будет вашей.
Важно! Судебная практика подтверждает, что документы, подписанные с использованием чужой подписи, признаются действительными. Это ставит под угрозу финансовые интересы владельца. Если возникнет спор о сделке, владельцу ЭП будет тяжело доказать невиновность.
- Использование ЭП недобросовестными сотрудниками в финансовых махинациях приводит к потерям для компании.
- Если ошибки в отчетности, подписанной с использованием чужой ЭП, приведут к недоимкам, то владелец подписи будет нести ответственность перед налоговыми органами.
- Если о мошенничестве с использованием ЭП станет известно, пострадает репутация компании. Такие случаи вызывают настороженность, недоверие со стороны партнеров и клиентов, финансовые потери и расторжение контрактов.
FAQ
1. Почему нельзя просто передать бухгалтеру КЭП организации?
КЭП организации привязана к юридическому лицу и не может быть передана третьим лицам. Кроме того, такая подпись не содержит данных о конкретном физическом лице — бухгалтере, которому делегируются полномочия. Передача токена с КЭП организации означает компрометацию подписи и риск несанкционированного использования.
2. Что такое МЧД и зачем она нужна?
МЧД — это электронный документ, который подтверждает право сотрудника действовать от имени организации. Она не заменяет подпись, а дополняет её, доказывая полномочия владельца КЭП физического лица. Без МЧД документы, подписанные КЭП физлица, не будут приняты государственными органами или контрагентами.
3. Как бухгалтер получает КЭП и МЧД?
Бухгалтер сначала получает КЭП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре. Затем руководитель оформляет на него МЧД, подписывая её своей КЭП. После этого бухгалтер может подписывать документы своей КЭП, прикладывая к ним МЧД.
4. Можно ли обойтись без МЧД?
Да, если руководитель сам подписывает все электронные документы своей КЭП. МЧД нужна, когда полномочия делегируются сотруднику.
5. Сколько МЧД нужно бухгалтеру?
Количество зависит от задач и требований систем. Для ФНС подойдёт формат 5.03 или 003, для СФР — специальный формат фонда, для Росстата и ЭДО с контрагентами — универсальный формат 003.
6. Можно ли одной МЧД пользоваться и в ФНС, и с контрагентами?
Да, если это доверенность формата 003 с полным набором нужных кодов полномочий.
7. Что делать, если бухгалтер увольняется?
Руководитель должен отозвать МЧД. Если этого не сделать, бывший сотрудник формально сохраняет право подписывать документы, что создаёт технические и репутационные риски.
8. Можно ли передать МЧД другому сотруднику (передоверие)?
Да, но только если это прямо прописано в исходной доверенности. Если такого пункта нет, при необходимости делегировать полномочия нужно оформлять новую МЧД.
9. Что делать, если бухгалтер сменил паспорт?
Если ФИО, ИНН и СНИЛС бухгалтера в МЧД и сертификате КЭП совпадают, переоформлять доверенность не нужно.
Итог
Чтобы не рисковать, рекомендуем не передавать ключи ЭП другим лицам. Лучше всего оформить индивидуальные электронные подписи для каждого сотрудника и МЧД с требуемыми полномочиями, а затем обеспечить безопасность ключей и паролей. Вести отчётность и документооборот бизнеса в одном месте удобно в сервисе Конто, бесплатно для ИП без сотрудников.
