Электронные трудовые книжки и КЭДО в 2026: что обязательно

«У нас же трудовые книжки теперь электронные, значит, и остальные кадровые документы можно вести только в компьютере» — рассуждение, которое подводит многих работодателей. Электронная трудовая книжка и электронный кадровый документооборот (КЭДО) — разные механизмы с разными правилами, и в 2026 году их разница особенно важна: один почти обязателен, второй остаётся правом компании. Разбираем, что есть что.

Коротко о трудовых книжках и КЭДО в 2026 году

●        Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это ведение сведений о трудовой деятельности через отчётность ЕФС-1 в Социальный фонд России; для всех, кто выбрал ЭТК или начал работать после 2020 года, бумажная книжка не ведётся.

●        КЭДО — отдельный, более широкий механизм: перевод кадровых документов (приказов, заявлений, уведомлений) в электронный вид с использованием электронной подписи. Это право работодателя, а не обязанность (ст. 22.1 ТК РФ).

●        Согласие работника на КЭДО обязательно, кроме тех, кто не имел трудового стажа до 31.12.2021 — для них согласие не требуется.

●        Даже при полном переходе на КЭДО на бумаге остаются: трудовая книжка/СТД-Р, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда.

●        Штраф за просрочку ЕФС-1: 500 ₽ за каждого сотрудника плюс отдельная административная ответственность должностного лица по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Электронная трудовая книжка — это не то же самое, что КЭДО

Путаница понятна: оба явления называют «переходом на цифру» в кадрах, и оба обсуждались примерно в одно время. Но механизмы разные.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась ещё в 2020 году: с этого момента работодатель обязан подавать в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника (приём, перевод, увольнение) в составе отчётности ЕФС-1. Работник при этом может по заявлению сохранить бумажную книжку, если сделал такой выбор до конца 2020 года или в неё уже вносились записи, но для всех, кто выбрал электронный формат, а также для тех, кто впервые устроился на работу после 2020 года, книжка ведётся только электронно, в виде записей в системе СФР.

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это совсем другой, более широкий механизм, введённый Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Он касается не только записей о трудовой деятельности, а вообще всех кадровых документов: приказов о приёме и увольнении, заявлений на отпуск, уведомлений, ознакомления с локальными актами и так далее. Единые требования к составу и форматам таких документов установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Иначе говоря: у сотрудника может быть электронная трудовая книжка, а весь остальной кадровый документооборот — на бумаге, и наоборот, теоретически возможна ситуация, когда компания перешла на КЭДО, но конкретный работник продолжает использовать бумажную трудовую книжку по своему заявлению.

КЭДО — право, а не обязанность

В отличие от ЭТК, переход на КЭДО в 2026 году остаётся правом работодателя, а не обязанностью (ст. 22.1 ТК РФ). Компания сама решает, вводить ли электронный кадровый документооборот, и если да, то в каком объёме — можно перевести в электронный вид не все документы сразу, а начать с части кадровых процессов.

Работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3 ТК РФ (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Когда нужно согласие сотрудника

Здесь есть важный нюанс, который часто упускают. По ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ переход конкретного работника на КЭДО требует его согласия, и работодатель не вправе принуждать к переходу тех, кто отказался. Есть исключение: если у человека не было трудового стажа до 31 декабря 2021 года, то есть он впервые вышел на рынок труда уже после появления КЭДО в законе, отдельное согласие у него не спрашивается — по умолчанию с ним можно работать через электронный документооборот.

На практике это значит, что при приёме на работу нужно проверять трудовую историю кандидата, а не только год рождения: важен факт наличия стажа до конца 2021 года, а не возраст сотрудника.

Что нельзя перевести в электронный вид даже при полном КЭДО

Некоторые документы закон прямо требует оформлять на бумаге, независимо от того, насколько глубоко компания внедрила КЭДО:

●        трудовая книжка (для тех, кто её сохранил) или форма СТД-Р при увольнении — для сотрудников, отказавшихся от бумажной книжки;

●        акт о несчастном случае на производстве;

●        приказ (распоряжение) об увольнении;

●        документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Это стоит учитывать при планировании перехода: полностью безбумажный кадровый учёт по закону невозможен, даже если компания использует КЭДО по максимуму.

СТД-Р и СТД-ПФР (СТД-СФР): что выдавать при увольнении

Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, при увольнении ему нужно выдать выписку по форме СТД-Р — это делает работодатель в день прекращения трудового договора. Форма СТД-ПФР (СТД-СФР) запрашивается самим работником отдельно через Социальный фонд России или портал Госуслуг, если нужна более полная выписка по всей трудовой деятельности, а не только по последнему месту работы.

При трудоустройстве нового сотрудника без бумажной трудовой книжки он предъявляет либо саму книжку (если в ней есть записи за периоды до 01.01.2020), либо форму СТД-Р или СТД-ПФР (СТД-СФР) — за периоды начиная с 2020 года.

Штрафы за нарушения по ЕФС-1

Ответственность за ошибки и просрочки в отчётности ЕФС-1, которая как раз и формирует электронную трудовую книжку, довольно приземлённая по суммам, но накопительная по числу сотрудников:

●        500 ₽ за каждого сотрудника, сведения о котором поданы с нарушением срока (ст. 17 закона № 27-ФЗ);

●        предупреждение или штраф от 300 до 500 ₽ для должностного лица за несвоевременную подачу сведений о приёме или увольнении сотрудника (ст. 15.33.2 КоАП РФ);

●        1000 ₽ — если отчётность нужно было подать в электронном виде, а она подана на бумаге.

Привлечь должностное лицо к ответственности можно в течение года с момента нарушения, отсчитывая срок со дня, следующего за крайней датой сдачи ЕФС-1.

Своевременная подача этой отчётности связана и с общей темой контроля за бизнесом: подробнее о том, как в целом устроены проверки и на что сегодня чаще всего обращают внимание, в статье Проверки малого бизнеса в 2026.

Как это соотносится с приёмом первого сотрудника

Если вы только планируете нанять первого сотрудника, вопрос электронной трудовой книжки и КЭДО возникнет сразу после оформления трудового договора: сведения о приёме нужно будет подать в ЕФС-1 на следующий рабочий день. Пошаговый разбор самого найма — в статье Как ИП принять первого сотрудника: чек-лист.

FAQ

Чем электронная трудовая книжка отличается от КЭДО?

Это два разных механизма. Электронная трудовая книжка — это ведение сведений о трудовой деятельности через отчётность ЕФС-1 в Социальный фонд России вместо (или вместе с) бумажной книжки. КЭДО — это отдельный, более широкий переход всего кадрового документооборота (приказов, заявлений, уведомлений) в электронный вид с использованием электронной подписи.

Нужно ли согласие работника на переход на КЭДО?

Да, по ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ переход на КЭДО требует согласия работника, кроме тех, кто не имел трудового стажа до 31 декабря 2021 года — для них согласие не требуется.

Какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид даже при КЭДО?

На бумаге по-прежнему оформляются трудовая книжка (или форма СТД-Р), акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Какой штраф грозит за просрочку сдачи ЕФС-1?

500 ₽ за каждого сотрудника, сведения о котором поданы с нарушением срока (ст. 17 закона № 27-ФЗ), плюс отдельная административная ответственность должностного лица по ст. 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 ₽.

Итог

Электронная трудовая книжка и КЭДО решают разные задачи и живут по разным правилам: первая — это, по сути, обязательный формат учёта трудовой деятельности, вторая — добровольный переход на безбумажный документооборот, требующий согласия каждого сотрудника (кроме тех, кто начал работать уже после 2021 года). Держать кадровую отчётность и сроки подачи ЕФС-1 под контролем проще в одном сервисе Конто, бесплатно для ИП без сотрудников.