Почему электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это не один файл, а несколько.

Одним из ярких примеров таких изменений является внедрение электронного транспортного ресурса накладных (ЭТРН). Это новшество, которое меняет привычный формат работы с документами и требует перестройки документооборота.

Кратко в этой статье

·        Что такое электронная транспортная накладная

·        Что это значит для бухгалтерии

·        Как подготовиться

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная — это цифровая версия бумажной транспортной накладной (ТН). С 1 сентября 2026 года она обязательна к применению и полностью заменяет бумажную для большинства перевозок.

Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:

• Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта.
• Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
• Экспедиторские документы. Например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка.

Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе за исключением ограниченного списка конкретных случаев. Перечень таких случаев утвердил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262. Среди них:

• перевозка для личных, семейных нужд физлица (не для бизнеса);
• технический сбой, зафиксированный системой ГосСОПКА;
• отсутствие интернета в населённых пунктах из специального перечня труднодоступных местностей (распоряжение Правительства РФ № 1855-р);
• перевозка воинских грузов, специальных грузов для нужд обороны и безопасности государства;
• каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
• перевозка грузов для зарубежной компании, сведений о которой нет в реестре аккредитованных филиалов/представительств в РФ;
• перевозка драгоценных металлов и камней;
• ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.

Электронная транспортная накладная — это не единый документ, а комплекс из нескольких взаимосвязанных файлов, которые называются титулами или разделами.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Есть также четыре дополнительных титула, они заполняются при необходимости: при изменении стоимости за перевозку, замене транспортного средства и т.д.

Основные титулы и их назначение:

• Т1 (Титул 1). Заполняет и подписывает грузоотправитель. В нём указываются данные об участниках, грузе, маршруте, транспортном средстве и водителе. После заполнения грузоотправитель подписывает документ электронной подписью и передает перевозчику через систему ЭДО.
• Т2 (Титул 2). Оформляет и подписывает перевозчик, подтверждая факт приёма груза к перевозке.
• Т3 (Титул 3). Заполняет и подписывает грузополучатель. Здесь фиксируется факт получения груза, дата и время разгрузки, а также возможные расхождения (недостача, повреждения).
• Т4 (Титул 4). Снова подписывает перевозчик, подтверждая выдачу груза.

Дополнительные титулы используются по необходимости:

• Т5 и Т6. Если ЭТрН используется как первичный документ для учёта расходов (аналог УПД), их заполняют грузоотправитель и грузополучатель.
• Т7. Оформляется при переадресовке груза (смена точки доставки).
• Т8. Оформляется при замене водителя или транспортного средства в пути.

Электронный вариант документа формируется поэтапно, каждый титул заполняет и подписывает конкретный участник перевозки квалифицированной электронной подписью, отражая свой этап движения груза. В некоторых случаях также нужна МЧД — машиночитаемая доверенность. Такой подход позволяет точно зафиксировать, кто и на каком этапе внес данные, и исключает споры об ответственности за конкретную информацию. Как теперь передают полномочия сотрудникам с используемой машиночитаемой доверенности, подробно разобрано в статье: Электронная подпись (УКЭП) для ИП в 2026 году: где получить.

Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В электронный формат также переводят заказ-наряд, сопроводительную ведомость и путевые листы (приказ ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@).

Что это значит для бухгалтерии

Переход на ЭТрН требует перестройки привычных процессов документооборота, и вот ключевые изменения:

• Многоэтапный документооборот. Теперь подтверждение расходов на перевозку происходит не одним документом, а цепочкой подписанных титулов. Бухгалтеру нужно отслеживать статус каждого титула и понимать, на каком этапе находится перевозка.
• Интеграция с учётной системой. Чтобы автоматически подгружать данные в бухгалтерские программы, требуется настройка обмена с ГИС ЭПД (Государственной информационной системой электронных перевозочных документов).
• Усиленный контроль данных. Ошибка в любом из титулов (неверный ИНН, вес груза, реквизиты) может привести к проблемам при налоговой проверке: отказу в вычете НДС или непризнанию расходов. Поэтому критически важно сверять данные из ЭТрН со счетами-фактурами и путевыми листами.
• Работа с электронными подписями. Для подписания титулов требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если документ подписывает не руководитель, а сотрудник, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
• Изменение внутренних регламентов. Нужно прописать в учётной политике и внутренних инструкциях порядок работы с ЭТрН, включая сроки и ответственных лиц.

Первоначально может показаться, что переход на ЭТрН потребует значительных усилий, однако долгосрочные выгоды значительно перевешивают временные неудобства.

Как подготовиться

Чтобы переход прошёл гладко, рекомендую выполнить несколько шагов:

• Выбрать и подключить оператора ГИС ЭПД. Это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор должен быть из реестра Минтранса.
• Оформить электронные подписи. Руководителю — сертификат УКЭП. Сотрудникам, которые будут подписывать документы, — УКЭП или УНЭП. Для сотрудников также понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).
• Настроить доступ в системе оператора для всех участников процесса, включая водителей.
• Провести тестовые рейсы. До 1 сентября попробуйте оформить несколько электронных накладных в связке с контрагентами, чтобы отладить процессы и проверить интеграцию с учётной системой.

Итог

ЭТрН – это не просто новшество, а необходимость для современного бизнеса. ЭТрН действительно усложняет документооборот, но это шаг к большей прозрачности и снижению рисков. Главное — заранее настроить интеграцию, обучить сотрудников и заложить время на сверку данных. Игнорирование этих изменений может привести к серьёзным налоговым рискам и спорам с контрагентами.

Перестраивая документооборот, компании открывают для себя новые возможности для роста и развития, обеспечивая соответствие современным требованиям и стандартам цифрового века.