Одним из ярких примеров таких изменений является внедрение электронного транспортного ресурса накладных (ЭТРН). Это новшество, которое меняет привычный формат работы с документами и требует перестройки документооборота.
Кратко в этой статье
· Что такое электронная транспортная накладная
· Что это значит для бухгалтерии
· Как подготовиться
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная — это цифровая версия бумажной транспортной накладной (ТН). С 1 сентября 2026 года она обязательна к применению и полностью заменяет бумажную для большинства перевозок.
Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:
- Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта.
- Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
- Экспедиторские документы. Например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка.
Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе за исключением ограниченного списка конкретных случаев. Перечень таких случаев утвердил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262. Среди них:
- перевозка для личных, семейных нужд физлица (не для бизнеса);
- технический сбой, зафиксированный системой ГосСОПКА;
- отсутствие интернета в населённых пунктах из специального перечня труднодоступных местностей (распоряжение Правительства РФ № 1855-р);
- перевозка воинских грузов, специальных грузов для нужд обороны и безопасности государства;
- каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
- перевозка грузов для зарубежной компании, сведений о которой нет в реестре аккредитованных филиалов/представительств в РФ;
- перевозка драгоценных металлов и камней;
- ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.
Электронная транспортная накладная — это не единый документ, а комплекс из нескольких взаимосвязанных файлов, которые называются титулами или разделами.
ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена. Есть также четыре дополнительных титула, они заполняются при необходимости: при изменении стоимости за перевозку, замене транспортного средства и т.д.
|
Грузоотправитель |
|
Перевозчик |
|
Грузополучатель |
|
Т1 Оформление |
→ |
Т2 Погрузка |
→ |
Т3 Приемка |
|
|
|
↓ |
|
↓ |
|
|
|
Т7 Переадресовка |
|
|
|
|
|
↓ |
|
|
|
|
|
Т8 Замена водителя или транспортного средства |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Т4 Разгрузка |
|
← |
|
|
|
↓ |
|
|
|
Т6 Подтверждение стоимости |
← |
Т5 Отражение стоимости |
|
|
Основные титулы и их назначение:
- Т1 (Титул 1). Заполняет и подписывает грузоотправитель. В нём указываются данные об участниках, грузе, маршруте, транспортном средстве и водителе. После заполнения грузоотправитель подписывает документ электронной подписью и передает перевозчику через систему ЭДО.
- Т2 (Титул 2). Оформляет и подписывает перевозчик, подтверждая факт приёма груза к перевозке.
- Т3 (Титул 3). Заполняет и подписывает грузополучатель. Здесь фиксируется факт получения груза, дата и время разгрузки, а также возможные расхождения (недостача, повреждения).
- Т4 (Титул 4). Снова подписывает перевозчик, подтверждая выдачу груза.
Дополнительные титулы используются по необходимости:
- Т5 и Т6. Если ЭТрН используется как первичный документ для учёта расходов (аналог УПД), их заполняют грузоотправитель и грузополучатель.
- Т7. Оформляется при переадресовке груза (смена точки доставки).
- Т8. Оформляется при замене водителя или транспортного средства в пути.
Электронный вариант документа формируется поэтапно, каждый титул заполняет и подписывает конкретный участник перевозки квалифицированной электронной подписью, отражая свой этап движения груза. В некоторых случаях также нужна МЧД — машиночитаемая доверенность. Такой подход позволяет точно зафиксировать, кто и на каком этапе внес данные, и исключает споры об ответственности за конкретную информацию. Как теперь передают полномочия сотрудникам с используемой машиночитаемой доверенности, подробно разобрано в статье: Электронная подпись (УКЭП) для ИП в 2026 году: где получить.
Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. В электронный формат также переводят заказ-наряд, сопроводительную ведомость и путевые листы (приказ ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@).
Что это значит для бухгалтерии
Переход на ЭТрН требует перестройки привычных процессов документооборота, и вот ключевые изменения:
- Многоэтапный документооборот. Теперь подтверждение расходов на перевозку происходит не одним документом, а цепочкой подписанных титулов. Бухгалтеру нужно отслеживать статус каждого титула и понимать, на каком этапе находится перевозка.
- Интеграция с учётной системой. Чтобы автоматически подгружать данные в бухгалтерские программы, требуется настройка обмена с ГИС ЭПД (Государственной информационной системой электронных перевозочных документов).
- Усиленный контроль данных. Ошибка в любом из титулов (неверный ИНН, вес груза, реквизиты) может привести к проблемам при налоговой проверке: отказу в вычете НДС или непризнанию расходов. Поэтому критически важно сверять данные из ЭТрН со счетами-фактурами и путевыми листами.
- Работа с электронными подписями. Для подписания титулов требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если документ подписывает не руководитель, а сотрудник, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Изменение внутренних регламентов. Нужно прописать в учётной политике и внутренних инструкциях порядок работы с ЭТрН, включая сроки и ответственных лиц.
Первоначально может показаться, что переход на ЭТрН потребует значительных усилий, однако долгосрочные выгоды значительно перевешивают временные неудобства.
Как подготовиться
Чтобы переход прошёл гладко, рекомендую выполнить несколько шагов:
- Выбрать и подключить оператора ГИС ЭПД. Это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор должен быть из реестра Минтранса.
- Оформить электронные подписи. Руководителю — сертификат УКЭП. Сотрудникам, которые будут подписывать документы, — УКЭП или УНЭП. Для сотрудников также понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).
- Настроить доступ в системе оператора для всех участников процесса, включая водителей.
- Провести тестовые рейсы. До 1 сентября попробуйте оформить несколько электронных накладных в связке с контрагентами, чтобы отладить процессы и проверить интеграцию с учётной системой.
Итог
ЭТрН – это не просто новшество, а необходимость для современного бизнеса. ЭТрН действительно усложняет документооборот, но это шаг к большей прозрачности и снижению рисков. Главное — заранее настроить интеграцию, обучить сотрудников и заложить время на сверку данных. Игнорирование этих изменений может привести к серьёзным налоговым рискам и спорам с контрагентами.
Перестраивая документооборот, компании открывают для себя новые возможности для роста и развития, обеспечивая соответствие современным требованиям и стандартам цифрового века.
